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La firma digital en Chile permite firmar documentos electrónicos con validez legal, según la Ley 19.799.
Existen firma digital simple y avanzada, siendo esta última la más segura para contratos laborales. Integrarla a un sistema de recursos humanos optimiza procesos, reduce tiempos y mejora el cumplimiento normativo.
Hoy es posible firmar contratos laborales digitalmente, siempre que se garantice identidad y trazabilidad. Plataformas como Rex+ permiten gestionar documentos, firma digital y remuneraciones en un solo sistema, facilitando la transformación digital del área de RR.HH.
Las firmas digitales se han convertido en una herramienta clave para las empresas en Chile que buscan avanzar en su transformación digital, optimizar procesos internos y cumplir con la normativa vigente sin depender del papel. Hoy, firmar contratos, anexos o documentos laborales de forma digital no solo es posible, sino también legal y altamente eficiente.
En este artículo aprenderás qué son las firmas digitales en Chile, cuáles son sus tipos, qué opciones son legales, cómo integrarlas en tu empresa y qué considerar al elegir un software de firmas digitales, especialmente en contextos de recursos humanos, gestión de personas y sistemas de remuneraciones.
¿Qué son las firmas digitales en Chile?
Las firmas digitales son mecanismos tecnológicos que permiten identificar de forma electrónica a una persona que firma un documento, garantizando la autenticidad del firmante y la integridad del contenido firmado. En términos simples, cumplen la misma función que una firma manuscrita, pero en formato digital.
En Chile, las firmas digitales están reguladas por la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, que reconoce plena validez legal a los documentos electrónicos firmados, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y legales definidos por la normativa.
Para las áreas de recursos humanos, el uso de firmas digitales representa un avance significativo: reduce tiempos administrativos, evita errores manuales, mejora la trazabilidad documental y facilita el cumplimiento ante fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo.
Tipos de firmas digitales
Firma digital simple
La firma digital simple es uno de los tipos más utilizados en las empresas. Permite identificar al firmante mediante mecanismos como correo electrónico, credenciales de acceso, códigos SMS o aceptación en plataformas digitales.
Este tipo de firmas digitales es ideal para documentos internos, aprobaciones operativas o comunicaciones formales donde el nivel de riesgo legal es bajo. En Chile, tiene validez legal, pero ofrece un menor nivel de seguridad y respaldo probatorio en comparación con la firma avanzada.
En la práctica, muchas empresas usan la firma digital simple para procesos cotidianos de gestión de personas, como políticas internas, consentimientos o documentos informativos.
Firma digital avanzada
La firma digital avanzada es el tipo de firma digital con mayor nivel de seguridad y respaldo legal en Chile. Utiliza certificados digitales emitidos por prestadores acreditados ante la autoridad competente, lo que permite verificar de forma robusta la identidad del firmante.
Este tipo de firmas digitales es altamente recomendable para contratos laborales, anexos de contrato, finiquitos y otros documentos críticos desde el punto de vista legal. Además, tiene un mayor peso probatorio ante tribunales y organismos fiscalizadores.
Para empresas que buscan minimizar riesgos y asegurar cumplimiento normativo, la firma digital avanzada se ha convertido en el estándar para documentos laborales sensibles.
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¿Cómo puedo integrar firmas digitales en una empresa?
Integrar firmas digitales en una empresa requiere más que solo contratar una herramienta tecnológica. El primer paso es identificar qué documentos pueden y deben ser firmados digitalmente: contratos de trabajo, anexos, cartas de amonestación, liquidaciones o políticas internas.
El segundo paso es decidir si las firmas digitales se usarán de forma aislada o integradas a un sistema de recursos humanos, un software para control de personal o un sistema de remuneraciones. Esta integración permite automatizar flujos completos: creación del documento, firma, almacenamiento seguro y trazabilidad.
Desde la perspectiva de RR.HH., integrar firmas digitales en un ecosistema de gestión de personas mejora la experiencia del colaborador, reduce la carga administrativa y permite mantener toda la documentación laboral centralizada y disponible.
¿Existen distintos software de firmas digitales?
Sí. En el mercado chileno existen múltiples software de firmas digitales, con diferencias importantes en seguridad, cumplimiento legal, modelo de precios y capacidad de integración con otros sistemas empresariales.
Algunos software funcionan como plataformas independientes, enfocadas exclusivamente en la firma de documentos. Otros, en cambio, integran las firmas digitales dentro de soluciones más amplias de recursos humanos, remuneraciones y gestión documental.
Para las empresas, especialmente aquellas con dotaciones medianas o grandes, la mayor eficiencia se logra cuando las firmas digitales forman parte de un sistema integral y no de una herramienta aislada.
Tabla comparativa: diferencias entre software de firmas digitales
| Criterio | Software de firmas digitales independiente | Software de firmas digitales integrado a RR.HH. |
|---|---|---|
| Cumplimiento legal en Chile | Sí | Sí |
| Firma digital simple | Sí | Sí |
| Firma digital avanzada | Depende del proveedor | Sí |
| Uso en contratos laborales | Limitado | Completo |
| Gestión documental | Básica | Centralizada |
| Integración con remuneraciones | No | Sí |
| Enfoque en gestión de personas | Bajo | Alto |
Esta diferencia es clave para las áreas de RR.HH. que buscan eficiencia operativa, control normativo y trazabilidad completa.
¿Qué opciones de firmas digitales son legales en Chile?
En Chile, tanto la firma digital simple como la firma digital avanzada son legales, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la Ley 19.799. La diferencia principal entre ambas está en el nivel de seguridad y el valor probatorio del documento firmado.
Para documentos laborales críticos, como contratos de trabajo, la Dirección del Trabajo reconoce el uso de firmas digitales, siempre que se garantice la identidad del trabajador, la voluntariedad del consentimiento y el acceso posterior al documento firmado.
Por esta razón, muchas empresas combinan ambos tipos de firmas digitales según el tipo de documento y el nivel de riesgo legal asociado.
¿Dónde puedo obtener firmas digitales reconocidas para trámites en Chile?
Las firmas digitales avanzadas deben ser emitidas por prestadores de servicios de certificación acreditados en Chile. Sin embargo, para las empresas, la forma más simple y eficiente de acceder a este tipo de firmas es a través de plataformas de RR.HH. que ya integran este servicio.
En este contexto, Rex+ permite gestionar firmas digitales de documentos, contratos laborales y anexos directamente desde su ecosistema de gestión de personas y sistema de remuneraciones, asegurando cumplimiento legal y trazabilidad completa.
Esto evita contratar múltiples proveedores y simplifica la operación diaria del área de recursos humanos.
En el ámbito de recursos humanos, Rex+ destaca por ofrecer firmas digitales integradas al sistema de remuneraciones y gestión de personas, cumpliendo con la normativa chilena.
Los costos dependen del tipo de firma (simple o avanzada), la cantidad de documentos y el nivel de integración. Existen planes mensuales y modelos por volumen de firmas.
Sí. Los contratos laborales con firmas digitales son legales en Chile, siempre que se cumpla la Ley 19.799 y las exigencias de la Dirección del Trabajo.
Para firma avanzada, se debe contratar un proveedor acreditado o utilizar plataformas de RR.HH. que integren firmas digitales certificadas.
En la mayoría de los procesos, sí. Las firmas digitales permiten eliminar el papel, mejorar la trazabilidad y asegurar respaldo legal en la gestión laboral.
