Resolución exenta 38: Requisitos y procedimientos de autorización para el control de asistencia

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La resolución exenta 38 es, desde mayo de 2024, el nuevo estándar normativo en Chile que regula los sistemas electrónicos de control de asistencia. En este artículo te explicamos qué es, cómo afecta a las empresas y cómo cumplirla desde la perspectiva de gestión de personas. También presentaré cómo un software como Rex+ puede integrarse y facilitar ese cumplimiento.

¿Qué es la resolución exenta 38?

La Resolución Exenta N° 38, publicada el 9 de mayo de 2024, es una norma dictada por la Dirección del Trabajo que “establece requisitos obligatorios y procedimiento de autorización para los sistemas electrónicos de registro y control de la asistencia y determinación de las horas de trabajo”. 

Su origen está vinculado con la reforma de la jornada laboral (“Ley 21.561”) que implementó la jornada de 40 horas semanales y modificó el artículo 33 del Código del Trabajo, obligando al organismo regulador a fijar estándares claros para los sistemas electrónicos de control de asistencia.

Con esta resolución, se pretende que los sistemas de control de asistencia sean confiables, auditables y técnicamente seguros. La norma aplica exclusivamente a sistemas electrónicos —no se le exige a los registros en papel o mecánicos—, aunque estos últimos siguen siendo válidos bajo condiciones legales tradicionales. 

Algunos conceptos clave definidos en la resolución son:

  • Autorización: acto mediante el cual la Dirección del Trabajo aprueba un sistema electrónico específico (no la empresa). 

  • Certificación: evaluación técnica por entidad independiente de que el sistema cumple los requisitos. 

  • Checksum y funciones que garanticen integridad e inalterabilidad de datos. 

La resolución impone plazos de adecuación (transitorios) para los sistemas existentes, de modo que quienes ya contaban con un sistema de control asistencia deben ajustarse a los nuevos estándares.

También, una lista pública de sistemas autorizados ya se encuentra disponible en el sitio de la Dirección del Trabajo. 

En suma: la resolución exenta 38 define los requisitos mínimos técnicos, funcionales y de seguridad para que un sistema electrónico de registro y control de asistencia sea válido ante la autoridad laboral en Chile.

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Cómo afecta a las empresas esta resolución

Desde la mirada de un jefe de Recursos Humanos, esta normativa trae cambios operativos, tecnológicos y de responsabilidad legal que deben considerarse con anticipación.

Cambio tecnológico y actualización de sistemas

Si tu empresa ya usa un sistema de control de asistencia digital, ese sistema debe cumplir con los nuevos estándares (autenticación múltiple, inalterabilidad, permisos de auditoría, etc.). Si no los cumple, deberá actualizarse o reemplazarse. 

Esto implica costos (licencias, migración de datos, desarrollo, pruebas) y tiempos de implementación. Desde Recursos Humanos es clave coordinar con TI, finanzas y la gerencia para planificar ese cambio.

Además, la norma exige que el sistema permita que tanto el empleador como los trabajadores accedan a los registros de asistencia. Esto impone ajustes al sistema de recursos humanos o el sistema de RH de la empresa si es que está integrado con el control de asistencia. 

Riesgos legales, auditorías y sanciones

Si una empresa opera con un sistema que no está autorizado bajo la resolución, sus registros podrían ser rechazados como prueba en juicios laborales o inspecciones. Además, la Dirección del Trabajo tiene facultades de inspección y sanción. 

Por ello, como jefe de recursos humanos debes supervisar que el sistema (reloj control de asistencia, sistema biométrico, plataformas móviles) esté debidamente certificado.

Asimismo, cualquier modificación a marcaciones por parte del empleador debe ser informada al trabajador con posibilidad de oposición (plazo de 48 horas) y no puede perjudicarlo. 

Implicancias en la gestión de personas

Para el área de gestión de personas, la resolución genera demanda de capacitación (usuarios, supervisores, RR.HH.) y la necesidad de adaptar políticas internas (reglamentos, protocolos de marcación, tolerancias, ajustes de atraso).

También obliga a documentar procesos de control de asistencia dentro del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIOHS) de la empresa o normativa equivalente.

Desde una mirada estratégica, puede beneficiarse la empresa: mayor transparencia, claridad en horas trabajadas, reducción de disputas sobre marcaciones, y respaldo legal en conflictos laborales.

Cómo cumplir con la resolución exenta 38

Aquí entra en juego el diseño del procedimiento de autorización, así como el cumplimiento de requisitos técnicos mínimos. Como jefe de Recursos Humanos, tu rol es coordinar estos pasos y hacer seguimiento.

Requisitos obligatorios del sistema electrónico

El sistema de control debe satisfacer una serie de requisitos mínimos, entre los que destacan:

  • Autenticación de usuarios: al menos dos métodos de identificación, uno de los cuales no puede ser biométrico (por ejemplo, tarjeta + código, app móvil + biometría). 

  • Registro de eventos completo: debe registrar entradas, salidas, pausas, horas extras, justificaciones, entre otros. 

  • Inalterabilidad y trazabilidad: cualquier modificación deja huella (logs, checksum, bitácoras).

  • Acceso simétrico: empleador y trabajador deben poder consultar sus datos de asistencia. 

  • Documentación técnica y arquitectura: diagrama de arquitectura, especificaciones de seguridad, funciones hash, protocolos de respaldo. 

  • Informes y comprobantes de marcación: el sistema debe generar comprobantes al trabajador, incluso en casos de error. 

  • Interoperabilidad y estabilidad: debe poder integrarse con otros sistemas (nómina, RH), tener disponibilidad, y soportar escenarios de falla de red. 

  • Protección de datos personales: cumplimiento de normativa de privacidad, tratamiento adecuado de huellas biométricas, consentimiento cuando proceda.

Además, la empresa debe utilizar un único tipo de sistema electrónico (no mezclar distintos productos) salvo excepciones reguladas.  

Pasos internos desde Recursos Humanos

Para que toda la empresa cumpla, desde RR.HH. conviene:

  • Auditar el sistema actual de control de asistencia y verificar si está en el listado autorizado.

  • Si no lo está, iniciar un proceso de licitación, evaluación técnica y contratación del proveedor que presente certificación.

  • Coordinar con TI para migración de datos, pruebas y configuración de arquitecturas seguras.

  • Capacitar a jefaturas y trabajadores en el uso del sistema, sus derechos y obligaciones.

  • Incluir normas de uso, tolerancias, modulación de atrasos y correcciones en la documentación interna (por ejemplo, Reglamento Interno).

  • Monitorear cumplimiento, llevar bitácoras de uso y estar preparado para inspecciones de la Dirección del Trabajo.

Con estas acciones, una empresa puede adoptar el control de asistencia electrónico bajo los estándares de la resolución con una transición ordenada.

Software de control de asistencia Rex+

Gráficos de la plataforma que reflejan Porcentaje de asistencia, número de colaboradores vigentes, colaboradores presentes, marcas de asistencia a lo largo del año, colaboradores ausentes y colaboradores justificados. Sobre Reloj control de asistencia

Rex+ puede facilitar el cumplimiento de la Resolución Exenta 38 desde el punto de vista de Recursos Humanos y tecnología.

Integración técnica y certificación

Rex+ se presenta como un sistema de control de asistencia moderno, integrado con los módulos de gestión de personas y sistema de recursos humanos de la empresa. Gracias a esto:

  • Los registros de marcaciones se sincronizan automáticamente con nómina, evitando ingreso manual y errores.

  • El proveedor puede encargarse del proceso de certificación y adecuación técnica, entregando a la empresa un producto ya autorizado para uso legal.

  • La plataforma permite múltiples métodos de autenticación (tarjeta, app, biometría) configurables según las exigencias de la resolución.

Funcionalidades clave para cumplimiento de la resolución exenta 38

Rex+ puede incorporar funciones que hoy exige la normativa:

  • Registro completo de eventos (entrada, salida, pausas, horas extras, correcciones) con bitácoras.

  • Generación automática de comprobantes de marcación y reportes accesibles al trabajador.

  • Control de modificaciones: cada cambio deja trazabilidad y debe notificarse al trabajador.

  • Accesos diferenciados para usuarios administrativos, jefaturas y trabajadores (simetría de acceso).

  • Integración con módulo de RR.HH. para gestión de personas, incluyendo asignación de turnos, nómina, alertas de irregularidades.

  • Alta disponibilidad y respaldo, integridad de datos mediante técnicas de checksum o hashing.

Beneficios para el área de Recursos Humanos

Al adoptar Rex+, el jefe de Recursos Humanos puede:

  • Delegar parte del cumplimiento normativo al proveedor que ya provee un sistema ajustado.

  • Disponer de informes en tiempo real sobre asistencia, horas extras, atrasos, lo que mejora la toma de decisiones.

  • Reducir la carga administrativa de conciliaciones y ajustes manuales de nómina.

  • Mejorar la confianza de los trabajadores al tener acceso a sus propios registros y comprobantes.

  • Minimizar riesgos legales y estrés en auditorías, ya que el sistema cumple requisitos exigidos por la Dirección del Trabajo.

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