Transformación digital del Estado: Cómo cumplir con el dictamen de Contraloría para la gestión de asistencia

La transformación digital del Estado es un desafío estratégico que no solo agiliza procesos administrativos, sino que también fortalece la transparencia y la eficiencia en la gestión pública. En el área de Recursos Humanos de las instituciones públicas, resulta fundamental comprender el reciente dictamen de Contraloría y planificar la adopción de soluciones como el reloj control de asistencia, reloj control asistencia en línea o app reloj control, que respondan a esta exigencia normativamente y aporten valor real al sistema de control de asistencia y al sistema de recursos humanos.

¿Cuál fue el dictamen de Contraloría para las instituciones públicas?

En julio de 2025, la Contraloría General de la República publicó un oficio que instruye a todos los organismos del Estado —ministerios, servicios descentralizados, municipalidades, gobiernos regionales y universidades estatales— a eliminar el uso de registros manuales como libros en papel y planillas de hojas de cálculo para marcar la asistencia de funcionarios. A partir de esa fecha, solo se deben utilizar sistemas electrónicos de control de asistencia, reloj control digital o sistemas automatizados, como tarjetas electrónicas, biometría o aplicaciones móviles, que garanticen confiabilidad, objetividad y trazabilidad.

Ese dictamen establece un plazo inicial de 20 días hábiles para informar la situación actual y, en caso de no contar aún con una solución tecnológica, presentar un cronograma que finalice su implementación durante el primer semestre de 2026, salvo casos justificados por presupuesto.

¿Cómo deben prepararse las instituciones públicas para implementar estos sistemas?

Si eres jefe o gestionas el área de personas, se debe considerar que el proceso debe abordarse en etapas claras y estratégicas:

1. Diagnóstico inicial: Levantar el sistema actual de control de asistencia, evaluando si existe alguna forma digital, mixta o exclusiva en papel. Se debe reconocer debilidades como errores, omisiones, ilegibilidad o adulteraciones detectadas anteriormente por la Contraloría.
2. Informe formal y cronograma: Utilizando la ventanilla única del sistema SIAD, se debe informar a Contraloría sobre el sistema actual o, en ausencia de uno, presentar un cronograma claro que considere adquisición, capacitación de personal, prueba y puesta en marcha, respetando el plazo límite (primer semestre 2026).
3. Selección de tecnología adecuada: Evaluar opciones como app reloj control, reloj control en línea, software con biometría, tarjetas electrónicas o combinaciones seguras, que funcionen como sistema de control de asistencia moderno, confiable, compatible y centralizado.
4. Capacitación y comunicación: Asegurar que todos los funcionarios sean formados en el uso del nuevo sistema de RH y de asistencia digital. La adopción depende de una comunicación clara, participación del equipo, y acompañamiento continuo para evitar resistencia al cambio.
5. Control, seguimiento y ajustes: Una vez implementado, monitorear el uso, resolver incidencias, cuidar datos personales y revisar periódicamente su desempeño con jefaturas y equipos de TI.

Cuáles requisitos debe tener un sistema de control de asistencia en Chile

Las plataformas digitales de control de asistencia deben considerar requisitos clave:

• Integridad y trazabilidad: Evitar manipulación o adulteración, con registros dinámicos y seguros.
• Accesibilidad y plataforma web: Tanto funcionarios como especialistas deben poder acceder en línea para revisar registros y generar reportes.
• Componentes mínimos: Según normativa DT (Dictamen N°2927/58, diciembre 2021), debe incluir hardware (lector de huellas, tarjetas, cámara), medio de marcación (biometría, teclado, app) y una plataforma web centralizada.
• Certificación: La Dirección del Trabajo exige que los sistemas de control de asistencia estén certificados para que sea válido legalmente. Puedes conocer el listado de sistemas certificados aquí.
• Resguardo de datos y privacidad: Cumplir con normativas locales sobre protección de datos y limitar permisos innecesarios en apps que utilicen smartphones.
• Homologación y alternativas justificadas: El sistema debe ser único para todos los funcionarios, salvo casos especiales debidamente justificados.
• Capacitación previa: Todo usuario debe ser instruido en el uso del sistema antes de su puesta en marcha.

Cuáles son los beneficios de gestionar personal de forma digital según estudios

La gestión digital del personal, incluyendo el reloj control de asistencia, genera múltiples beneficios:

1. Mayor transparencia y eficiencia: Eliminar registros manuales reduce errores, posibles fraudes y facilita auditorías. Además, se optimizan tiempos y recursos.
2. Trazabilidad y control en tiempo real: Jefaturas pueden monitorear asistencia al instante, mejorar la planificación de turnos, permisos y horas extras, articulando el sistema de RH con datos actualizados.
3. Mejor experiencia de usuario: Interfaces claras, accesibles desde app reloj control o web, generan satisfacción en funcionarios y permiten autogestión de solicitudes.
4. Soporte a políticas públicas y transformación digital: La Ley N°21.180 (Transformación Digital del Estado, 2019) plantea que todos los procedimientos (incluyendo aspectos internos de gestión de personas) deben migrar al entorno digital, con interoperabilidad y seguridad, avanzando hacia la administración electrónica. Combinar esa ley con el dictamen de Contraloría permite consolidar una Hoja de Ruta de transformación digital robusta.
5. Gestión de datos y toma de decisiones: Acceso a estadísticas de asistencia, rotación, ausentismo y performance, facilitando detección de tendencias y mejoras en políticas de personal.

Respaldo legal y laboral: Contar con datos confiables y certificados protege a la institución y al propio funcionario frente a eventuales reclamos laborales o auditorías.